Gartendesign LuWu

Hintergrund

Gartendesign LuWu ist ein junges Garten- und Landschaftsbauunternehmen aus dem Sauerland. Als wachsendes Team mit mehreren Mitarbeitern stieß man schnell an die Grenzen manueller Prozesse: Stunden wurden auf Zetteln notiert, Einsätze umständlich telefonisch koordiniert und Auswertungen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen.

Ein erster Digitalisierungsschritt brachte zwar eine einfache Zeiterfassung, doch das Fundament – eine externe Datenbanklösung über Airtable – war auf Dauer zu unflexibel, zu teuer und zu wenig auf die spezifischen Abläufe im Gartenbau zugeschnitten. Es fehlte eine zentrale Plattform, die Disponenten, Mitarbeiter und Unternehmensleitung gleichermaßen bedient.

Das Ergebnis ist die 'LuWu App': eine vollständig maßgeschneiderte Web-App, die die gesamte Wertschöpfungskette vom geplanten Einsatz über die mobile Zeiterfassung bis hin zur monatlichen Stundenauswertung abbildet – und dabei auf einem eigenen, kosteneffizienten Backend auf Basis von PostgreSQL läuft. Keine Standardlösung, keine Einschränkungen, volle Flexibilität für alle Anforderungen.

Natürlich gibt es am Markt Software, die Ähnliches leistet und in Teilen bereits weiter ausgereift ist – das ist uns bewusst. Der Entscheid für eine Eigenentwicklung folgt dennoch aus zwei Gründen: Einerseits sind wir damit deutlich kostenoptimierter unterwegs als bei Standardlösungen mit monatlichen Lizenz- und Modulgebühren. Andererseits behalten wir die größtmögliche Flexibilität, um allen Anforderungen und Wünschen des Unternehmers gerecht zu werden – ohne an vorgegebene Workflows oder Feature-Roadmaps gebunden zu sein.

Was wurde umgesetzt

• ✓Rollenbasierte Authentifizierung mit drei Nutzergruppen: Mitarbeiter (Zeiterfassung), Disponent (Planung & Kalender) und Admin (Stammdaten & Konfiguration).
• ✓QuickLog: Mobile-optimierte Zeiterfassung für Mitarbeiter im Außendienst – direkt per Smartphone, mit Auswahl aus geplanten Tätigkeitsarten oder freier Eingabe.
• ✓Dispositionskalender: Disponenten planen Einsätze, weisen Teams zu und hinterlegen vorab geplante Tätigkeiten je Einsatz – die dann im QuickLog für Worker vorausgefüllt erscheinen.
• ✓Stundenübersicht: Aggregierter Monats-Soll/Ist-Vergleich pro Mitarbeiter mit PDF-Export – rollenbasiert zugänglich für Disponent und Admin.
• ✓Ressourcenverwaltung: Erfassung von Materialien (inkl. Mengen), Werkzeugen (inkl. Maschinenstunden) und Entsorgungsmengen pro Einsatz.
• ✓Angebotsverwaltung: Erstellung und Verwaltung von Kundenangeboten direkt in der App.
• ✓Teamplanung: Visualisierung der Teamauslastung mit Fortschrittsanzeige (Ist- vs. Soll-Stunden) und Kurzstatistiken.
• ✓Datenbankablösung: Migration der Datenhaltung – kosteneffizienter und mit voller Datenkontrolle sowie rollenbasiertem Zugriffsschutz

Die LuWu-App ist ein laufendes und aktiv wachsendes Projekt. Als nächster großer Schritt ist die Angebots-Disposition-Integration geplant: Einsätze sollen direkt einem Angebot zugeordnet werden können, sodass geplante Stunden, Material- und Werkzeugmengen automatisch als Soll-Werte vorausgefüllt werden – und am Ende eines Projekts ein klarer Soll/Ist-Vergleich möglich ist.

Parallel dazu ist ein Maschinenstunden-Tracking in Arbeit: Werkzeuge und Maschinen sollen mit einem konfigurierbaren Meldebestand versehen werden, der bei Überschreiten einer definierten Betriebsstunden-Grenze automatisch eine Wartungswarnung auslöst – damit Ausfälle vermieden und Wartungsintervalle proaktiv geplant werden können.

Einblicke