Prozessautomation
Warum ich dem Vereins-Fanshop keinen Zahlungsdienstleister eingebaut habe
Im Fanshop der DJK SG Bösperde gibt es weder PayPal noch Kreditkarte, sondern Überweisung und Abholung. Warum ich mich gegen den Standard entschieden habe – und wann ich es anders machen würde.
Julius Remes
3 Min. Lesezeit
Als ich den Fanshop der DJK SG Bösperde geplant habe, war die naheliegende Anforderung klar: „Der soll bezahlen können wie überall." Also PayPal, Kreditkarte, vielleicht Klarna. Ich habe es nicht gebaut. Hier schreibe ich dir auf, warum.
Das Problem war nicht das Bezahlen
Der Ausgangszustand: Bestellungen kamen per WhatsApp, wurden in einer Tabelle gesammelt, und am Ende saß jemand über den Kontoauszügen. Der schmerzhafte Teil war nie die Zahlung – Überweisungen kamen zuverlässig an. Es hakte an der Zuordnung.
Auf dem Kontoauszug stand „Michael S.". Im Bestellzettel stand „Micha, Trikot L, für den Sohn". Ob das dieselbe Bestellung war, klärte nur eine Rückfrage. Bei sechzig Bestellungen in einer Saison ist das ein Abend Arbeit. Jedes Mal.
Ein Zahlungsdienstleister hätte das gelöst. Aber mit einem Werkzeug, das viel mehr kann und dafür laufend Geld kostet. Bei einer Vereinskollektion mit knappen Margen ist eine Gebühr pro Bestellung nicht nichts – und sie kommt in jeder Saison wieder.
Was ich stattdessen gebaut habe
Drei Dinge, alle unspektakulär.
Eine Bestellreferenz. Jede Bestellung bekommt eine kurze, eindeutige Nummer. Sie steht auf der Bestätigungsseite, in der Bestätigungsmail und – das ist der Punkt – im vorformulierten Verwendungszweck. Wer sie mitkopiert, erzeugt einen Kontoauszug, den der Vorstand ohne Rückfrage zuordnen kann.
Ein Status pro Bestellung. Offen, bezahlt, abholbereit, abgeholt. Sichtbar im Adminbereich, änderbar mit einem Klick, auch von mehreren Leuten gleichzeitig.
Abholung als gleichwertiger Weg. Ein Teil der Besteller zahlt ohnehin lieber bei der Übergabe. Vorher war das ein Sonderfall, den jemand im Kopf behalten musste. Jetzt ist es eine Option im Checkout.
Der eigentliche Effekt steckt nicht in der Technik. Er steckt darin, dass die Zuordnung jetzt beim Besteller passiert statt beim Vorstand – dort, wo die Information ohnehin vorliegt.
Was das gebracht hat
Der Abgleich, der vorher einen Abend gekostet hat, dauert jetzt Minuten. Kontoauszug öffnen, Referenzen abgleichen, Status setzen. Kein Suchen, kein Nachfragen, keine Liste, die zwei Leute parallel pflegen.
Wenn du in deinem Verein oder Betrieb etwas Ähnliches abgleichst, ist das die Stelle, an der du ansetzen solltest: nicht bei der Zahlung, sondern bei der Information, die dir zum Zuordnen fehlt.
Was nicht besser wurde: Wer die Referenz nicht in den Verwendungszweck schreibt, produziert weiter einen Sonderfall. Das passiert bei etwa jeder zehnten Bestellung. Diese zehn Prozent kosten aber Minuten statt Stunden – und sie sind der Preis dafür, dass keine laufende Gebühr anfällt.
Wann ich anders entscheiden würde
Meine Lösung funktioniert unter zwei Bedingungen, die hier zufällig gegeben waren:
- Verein und Besteller kennen sich. Zahlungsausfälle sind praktisch kein Thema, weil du dich im Training wiedersiehst. Bei einem Shop mit Fremdkunden wäre Vorkasse per Überweisung eine Konversionsbremse, und das Ausfallrisiko wäre echt.
- Die Mengen sind überschaubar. Bei mehreren hundert Bestellungen im Monat kippt die Rechnung. Dann ist die automatische Zuordnung eines Dienstleisters die Gebühr wert, und ich würde sie dir empfehlen.
Es war also keine grundsätzliche Entscheidung gegen Zahlungsdienstleister. Sie kam aus der Frage, die ich mir vor jeder Funktion stelle: Welches Problem lösen wir hier eigentlich – und ist das dasselbe, das der Standard löst?
Häufiger als gedacht lautet meine Antwort: nein.