Vereinswebsite und DSGVO: Was ein kleiner Verein wirklich braucht

Vereinswebsites entstehen fast immer nebenbei. Jemand kann ein bisschen was, baut etwas auf, irgendwann steht die Seite. Der rechtliche Teil kommt später – meist dann, wenn im Vorstand jemand von einer Abmahnung im Nachbarverein hört.

Ich betreue solche Seiten regelmäßig und schreibe dir hier auf, was in der Praxis wirklich Ärger macht. Sortiert nach Wahrscheinlichkeit, nicht nach Paragraf. Eine Rechtsberatung ist das nicht.

Das Impressum: vollständig oder wertlos

Ein halbes Impressum ist rechtlich wie keins. Für einen eingetragenen Verein gehört hinein:

• Vollständiger Vereinsname, exakt wie im Register – inklusive „e. V."
• Ladungsfähige Anschrift, kein Postfach
• Die Vertretungsberechtigten nach Satzung, mit Namen
• E-Mail-Adresse, und wenn vorhanden Telefonnummer
• Registergericht und Vereinsregisternummer
• Bei redaktionellen Inhalten zusätzlich eine verantwortliche Person mit Anschrift

Der Fehler, den ich am häufigsten finde: Die Vorstandsnamen sind seit zwei Wahlperioden nicht aktualisiert. Das ist kein Schönheitsfehler, das ist eine falsche Pflichtangabe. Setz dir eine Erinnerung nach der Mitgliederversammlung.

Nummer zwei: Das Impressum hängt im Footer, ist aber auf dem Handy durch ein Layout-Problem nicht erreichbar. „Leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar" heißt – von jeder Seite aus, in maximal zwei Klicks, auf jedem Gerät.

Die Datenschutzerklärung muss zu deiner Technik passen

Hier liegt das eigentliche Risiko, und es geht in beide Richtungen.

Kopierte Erklärungen beschreiben Dienste, die ihr nie eingesetzt habt, und verschweigen die, die tatsächlich laufen. Beides ist ein Problem: Das eine ist falsch, das andere unvollständig.

Geh deine Seite deshalb einmal technisch durch. Eine einzige Frage pro Element: Verlässt hier ein Datum euren eigenen Server?

Das finde ich bei Vereinsseiten typischerweise:

Die rechte Spalte ist der eigentliche Punkt dieses Textes. Die meisten DSGVO-Probleme auf Vereinsseiten löst du, indem du den Dienst weglässt – nicht, indem du ein Banner davorstellst. Das ist billiger, schneller und macht deine Seite obendrein flotter.

Cookie-Banner: der am häufigsten falsch gelöste Punkt

Ein Banner ist keine Standardausstattung. Es ist die Folge davon, dass du Dienste einsetzt, die nicht technisch notwendig sind. Ich baue Vereinsseiten deshalb bewusst so, dass gar keins nötig wird.

Wenn deine Seite keine Analyse, keine Einbettungen und keine externen Schriften nutzt, brauchst du kein Banner – und solltest auch keins einbauen. Eins, das ohne Not erscheint, oder eins mit prominentem „Alle akzeptieren" und verstecktem „Ablehnen", schafft dir ein neues Problem statt eines zu lösen.

Du willst trotzdem wissen, ob eure Trainingszeiten gelesen werden? Dafür gibt es Werkzeuge, die ohne personenbezogene Daten auskommen und deshalb keine Einwilligung brauchen. Für einen Verein reicht das vollkommen.

Fotos: der Punkt, an dem es persönlich wird

Rechtlich braucht jede erkennbare Person eine Einwilligung, bei Minderjährigen die der Eltern. Praktisch scheitert das daran, dass niemand hinter jedem Foto herlaufen will.

Was in der Praxis funktioniert:

• Einmal jährlich sammeln. Ein Formular zu Saisonbeginn, zusammen mit den anderen Unterlagen. Zweck benennen: Vereinswebsite, Social Media, Vereinszeitung.
• Widerruf ernst nehmen. Er muss möglich sein und zur Löschung führen, auch aus alten Beiträgen. Wenn du deine Bilder sauber ablegst, sparst du dir später die Sucherei.
• Im Zweifel Totalen. Ein Mannschaftsbild aus der Distanz ist unproblematischer als ein Porträt – und für die Website meist genauso gut.

Bei Jugendmannschaften lohnt sich zusätzlich eine Absprache im Trainerteam, welche Bilder überhaupt online gehen. Das ist keine juristische Frage, sondern eine Vertrauensfrage. Für euren Verein ist die am Ende wichtiger.

Formulare: frag nur, was du brauchst

Jedes Feld braucht einen Zweck. Das Geburtsdatum im Kontaktformular hat keinen. Datensparsamkeit klingt nach abstraktem Prinzip, ist aber eine sehr konkrete Aufräumregel: Was du nicht erhebst, musst du nicht schützen, nicht dokumentieren und nicht löschen.

Drei Dinge gehören ans Formular:

1. Wofür ihr die Daten verwendet
2. Ein Link zur Datenschutzerklärung
3. Wie lange ihr speichert

Und ein technischer Punkt, den fast alle übersehen: Wenn das Formular die Anfragen an die private Adresse eines Vorstandsmitglieds schickt, liegen Mitgliederdaten in einem privaten Postfach. Eine vereinseigene Adresse ist sauberer.

Wie ich vorgehe, wenn ich eine Vereinsseite übernehme

1. Externe Dienste inventarisieren und alles rauswerfen, was ihr nicht braucht. Das löst erfahrungsgemäß die Hälfte der Probleme.
2. Schriften lokal einbinden, Karten und Videos erst auf Klick laden.
3. Impressum und Datenschutzerklärung zur verbliebenen Technik schreiben – nicht umgekehrt.
4. Pflegbarkeit sicherstellen. Ihr müsst Namen und Texte selbst ändern können, ohne mich anzurufen.

Punkt vier ist kein Datenschutzthema. Er entscheidet trotzdem darüber, ob eure Seite in zwei Jahren noch korrekt ist. Eine Website, die nur ich ändern kann, veraltet – und veraltete Pflichtangaben sind genau das Problem, das ihr am Anfang lösen wolltet.

Wie das in der Praxis aussieht, kannst du dir in der Referenz zum Fanshop der DJK SG Bösperde ansehen. Dort war die Pflegbarkeit durch den Vorstand von Anfang an eine harte Anforderung.